Qu’est-ce que la délégation et pourquoi est-elle importante?
Toute personne qui dirige une entreprise sait qu’elle ne peut pas assumer toutes les responsabilités. La délégation – le fait de transférer certaines responsabilités au personnel interne ou à des ressources externes plutôt que de se les attribuer – peut vous aider à maximiser l’efficacité opérationnelle de votre entreprise et son développement
Quels sont les avantages de la délégation?
Permet de consacrer du temps à la planification stratégique
IIl peut être difficile, voire presque impossible, pour les propriétaires d’entreprise de se libérer des tâches quotidiennes. Or, en déléguant certaines responsabilités, vous disposez de plus de temps pour vous concentrer sur la planification à long terme et sur l’élaboration d’une stratégie visant à assurer la pérennité et la croissance de votre entreprise. La planification stratégique est un outil très utile pour vous aider à atteindre vos objectifs d’affaires et vous démarquer.
Renforce l’autonomie des employées et employés et stimule leur motivation
Déléguer montre aux membres de votre équipe que vous reconnaissez la valeur de leur expertise et que vous souhaitez les aider à développer leurs compétences et à s’épanouir dans leur rôle. Cette reconnaissance de leurs capacités favorise une culture de travail positive et alimente leur désir de réussir et d’apporter leur contribution à l’entreprise.
Optimise l’efficacité et la productivité
Consacrer le temps nécessaire pour déléguer correctement n’est pas une perte de temps. Lorsque la charge de travail est répartie entre un plus grand nombre de personnes, et surtout avec les bonnes personnes, tout le monde y gagne. Une délégation efficace n’est pas le fruit du hasard : elle s’appuie sur les points forts de chacune et chacun, ce qui favorise la mise en place d’un environnement de travail plus efficace et plus productif. Une délégation efficace favorise également la flexibilité : une meilleure répartition des responsabilités permet à l’entreprise d’être plus souple et de s’adapter aux changements. En cas d’absence ou de départ d’une ou d’un employé, d’autres membres de l’équipe peuvent prendre le relais plus facilement.
Préserve la santé mentale
Il est impossible de s’occuper de la totalité des tâches en tout temps. Déléguer aide les propriétaires d’entreprise à éviter l’épuisement professionnel et leur permet de se concentrer sur les tâches de haut niveau qui relèvent de leur responsabilité. Cela permet également de donner l’exemple et de montrer à son équipe que personne ne peut – ou ne doit – tout faire (pas même la patronne ou le patron).
Pour en savoir plus :
Votre croissance dépend en grande partie de vos ressources. Avez-vous des finances solides et les bons talents pour accélérer la cadence? De l’affacturage à l’agilité en passant par l’art de déléguer, voici des pistes d’optimisation :
→
Pourquoi le fonds de roulement est essentiel à votre
entreprise?
→
Affacturage : quels en sont les avantages?
Un guide étape par étape : déléguez-vous efficacement?
Identifier les tâches à déléguer
Comme de nombreuses tâches quotidiennes sont sans doute faciles à déléguer, c’est l’occasion pour les responsables de prendre le temps de se recentrer sur les projets clés et les grands objectifs de l’entreprise. Si une personne de votre équipe ou une ressource externe est mieux équipée que vous pour accomplir une tâche, lui en confier la responsabilité stimulera à la fois sa productivité et sa motivation.
Choisir la bonne ressource
Pour déléguer, vous pouvez former une ou un membre de votre personnel, confier le travail à des sous-traitants ou embaucher un nouveau talent. S’il s’agit d’une personne déjà en poste, trouvez une ou un employé dont les compétences et les objectifs de carrière correspondent aux tâches que vous souhaitez transférer. Assurez-vous également que cette personne souhaite rester dans l’entreprise – si elle décide de partir, son expertise nouvellement acquise partira avec elle. Parfois, il est nécessaire de faire appel à un sous-traitant ou d’embaucher une ou un nouvel employé pour mieux répondre aux besoins de notre entreprise. Commencez par faire appel à votre réseau – il est fort probable que la personne idéale ne soit qu’à une ou deux connaissances près.
Définir clairement le résultat souhaité
La délégation a pour but de rationaliser les processus, et non de créer des embûches et des complications. Pour éviter toute confusion, il est important de donner des instructions précises. Expliquez clairement ce que la tâche déléguée est censée accomplir, établissez un calendrier et des délais, et communiquez les critères de réussite. Établissez les priorités avant de déléguer – il est important de déterminer les tâches qui sont les plus importantes et celles qui peuvent être déléguées. Cela permet de s’assurer que les tâches essentielles sont prises en charge par les bonnes ressources.
Fournir des outils et du soutien
S’assurer que les membres de votre équipe connaissent clairement leurs objectifs dès le départ n’est que la première étape de la chaîne de communication. Il est essentiel de leur fournir les outils et les ressources nécessaires à leur réussite, ainsi que les moyens d’accomplir les tâches qui leur incombent. Utilisez des outils de gestion de projet pour suivre les progrès, gérer les délais et communiquer avec efficacité.
Donner une rétroaction continue
Pour déléguer efficacement, il ne suffit pas de simplement confier une tâche à quelqu’un. Le fait de prévoir des contrôles réguliers et des mises à jour sur l’avancement des travaux permet d’assurer la prise en charge et la résolution rapide des problèmes. Offrir du soutien au talent et contribuer à son développement professionnel en favorisant la communication bidirectionnelle, les critiques constructives et les stratégies de renforcement positif permet d’instaurer un climat de confiance, encourageant ainsi l’autonomie et le sens des responsabilités nécessaires à l’épanouissement de la personne.
Laisser place aux erreurs et à l’apprentissage
Rares sont les personnes qui réalisent une nouvelle tâche avec brio et sans faille. Reconnaître qu’il faut s’attendre à des obstacles et à des défis et offrir des conseils sur la manière de les surmonter contribuera à créer un environnement de travail axé sur la croissance qui profitera à tout le monde. Les erreurs donnent au personnel l’occasion d’apprendre, d’acquérir une expérience précieuse, d’affiner ses compétences en matière de résolution de problèmes et de développer sa résilience.
Reconnaître et récompenser le bon travail
Reconnaître la contribution d’une personne est un petit geste qui peut rapporter gros. Les éloges publics contribuent à renforcer le moral et la motivation, ce qui améliore l’efficacité, la productivité et l’engagement de l’équipe. Une ou un employé qui est reconnu et valorisé est plus enclin à s’efforcer de réussir et à se montrer responsable.
Pour en savoir plus :
Pour en savoir plus sur les questions relatives à l’attraction et à la fidélisation du personnel, à la cohésion d’équipe et à la recherche d’une main-d’œuvre qualifiée, lisez ce qui suit.
→
Capital humain : attirer et fidéliser les employées et
employés
→
Comment renforcer la cohésion d’équipe avec le team
building?
→
Le défi de trouver de la main-d’œuvre qualifiée
Devriez-vous déjà être en train de déléguer?
La gestion d’une entreprise peut s’avérer très prenante. Pour éviter l’épuisement professionnel, qui peut se manifester après avoir dépassé certains délais, consacré trop d’efforts à des tâches répétitives et géré des activités opérationnelles pouvant être prises en charge par une autre ressource, il est temps de revoir son plan d’action. Une charge de travail trop importante n’est pas seulement néfaste pour votre santé, elle peut aussi freiner la croissance de votre entreprise. Ne sous-estimez pas le pouvoir de consacrer votre énergie à entreprendre des négociations importantes. Ce sont les cadres de l’entreprise qui doivent mener les négociations avec les principaux partenaires commerciaux et investisseurs et investisseuses, afin de maintenir des relations solides et de garantir les meilleurs résultats possibles pour votre entreprise.
Quand faut-il éviter de déléguer?
Cependant, il faut garder à l’esprit que certaines tâches ne peuvent pas être réattribuées. S’il est essentiel de permettre à vos employés et employées de relever de nouveaux défis et de développer leurs compétences, les initiatives stratégiques de haut niveau, les mandats confidentiels et les tâches qui correspondent à votre expertise spécifique doivent normalement rester du ressort de la direction.
Apprendre à déléguer est une compétence de gestion essentielle qui demande du temps, de la patience et des efforts, mais dont les avantages sont indéniables. Si elle est pratiquée consciencieusement et de manière cohérente, la délégation peut être l’une des contributions les plus importantes que vous apportez à votre entreprise et à vos collègues. N’hésitez pas à demander conseil à un expert pour vous accompagner.
Vous avez des questions? Nous avons les réponses.